You can’t manage, what you can’t measure

09.März 2021

Projektcontrolling bei Combeenation

Nach dem Motto „mit Kanonen auf Spatzen schießen“, galt es lange Zeit als Herausforderung Controlling-Instrumente in Klein- und Mittelunternehmen sinnvoll zu adaptieren und zweckmäßig einzusetzen. Oftmals als „Kontrolling“ missverstanden, geht es weniger darum „Kontrolle auszuüben“, sondern vielmehr darum, die richtigen Ziele zu planen und anzusteuern, im unterstützenden Sinne für die Geschäftsführung, beratend, navigierend und kommunizierend. Das Controlling als „Prozess und Denkweise“ agiert als Schnittstelle aber auch als „kritisches Gegenstück“ zum Management und bildet einen Steuerungsprozess (to control) zwischen den betriebswirtschaftlichen Entscheidungsträgern und dem Controller. Die Aufgaben und Ziele des Controllings sind vielfältig, jedoch hat sich unter anderem ein Bereich bei Combeenation im letzten Halbjahr professionell etabliert: das Projektcontrolling.

Controlling Complexity


Neue Wege entstehen eben dadurch, dass man sie geht...

... komplexer werdende Projekte mit hohem Termin- und Kostendruck, längere Projektlaufzeiten sowie abteilungsübergreifende Teams erfordern eine systematische Projektabwicklung und projektrelevante Controllingskills.  Zuverlässige Informationen über Termine, Kosten und Qualität sowie eine konstante Zielverfolgung sind für das Gelingen von Projekten notwendig. Alle Tätigkeiten des Projektcontrollings sind bei Combeenation darauf ausgerichtet, frühzeitige als auch präzise Prognosen über die Projektentwicklung zu generieren und dadurch Transparenz in die komplexen Projektstrukturen und -abläufe zu bringen. Es geht eben nicht nur darum, Rückschlüsse auf die retrospektive Projektentwicklung zu geben, sondern auch prospektive Handlungsalternativen aufzuzeigen und bei Abweichungen frühzeitiges Gegensteuern zu ermöglichen.

Wie gestaltet sich nun dieser Prozess der systematischen Überwachung und Steuerung von Projekten bei Combeenation?

Combeenation Controlling Dashboard

Nun zu Beginn gilt es, eine gewisse Standardisierung von Strukturen, Abläufen und Kennzahlen festzulegen. Dies startet zunächst mit einem großteils vereinheitlichten Projektstrukturplan, welcher auf einer ebenso vorwiegend standardisierter Offertkalkulation basiert. Gemeinsam mit dem Kunden wird im Zuge eines Kick-off Workshops die Projektanforderungen mit den Verantwortlichen aus den Bereichen Customer Success Management, Projektleitung sowie Entwickler präzisiert.

Bereits in der Vorprojektphase kommt das Controlling mit Hilfe einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung ins Spiel, um die Gewinnschwelle anhand der Gegenüberstellung des erwarteten Projektumsatzes sowie der geplanten Projekteinzel- und gemeinkosten zu ermitteln.

Somit ist die Basis gelegt, um das erwartete Projektergebnis mit den tatsächlichen Werten durch mitlaufende Projektkontrolle hinsichtlich Termine, Kosten, Leistungen sowie Kapazitäten auf unterschiedlichen Ebenen zu aktualisieren. Die sich aus der Projektdurchführung ergebenden Ist-Werte werden laufend mit den Plan-Werten als auch mit den Forecast-Werten verglichen. Ergebnisse sind entsprechende Diagramme und Trend-Analysen, die deutlich bereits aufgetretene und/oder zu erwartende Abweichungen aufzeigen, die hinsichtlich ihrer Ursachen und Auswirkungen auf den weiteren Projektablauf analysiert werden müssen.

Bei Combeenation haben sich wöchentliche Meetings von Controlling, Projektleitung sowie Customer Success Management bewährt, in denen die laufenden Projekte durchbesprochen und die Ist- und Forecast-Zeiten aktualisiert werden. Für jedes einzelne Projekt wird daher ein detailliertes Projekt-Controlling von der Vorprojektphase bis hin zur Nachkalkulation durchgeführt. Dabei werden auf Arbeitspaket- sowie Meilensteinebene folgende Informationen zu jedem Zeitpunkt im Projekt zur Verfügung gestellt und ermöglichen somit anbahnende Abweichungen zeitig zu erkennen.
 

Controlling Combeenation Overview

 

Combeenation Controlling Income

Eine isolierte Betrachtung und Gegenüberstellung von Plan- und Istkosten gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, ob Abweichungen auf einen geringeren Leistungsfortschritt oder auf eine wirtschaftlichere Leistungserbringung zurückzuführen sind. Wenn beispielsweise die Istkosten niedriger sind als die Plankosten, kann es einerseits auf eine effiziente Projektdurchführung zurückzuführen sein, andererseits kann aber auch überhöhter Kostenverbrauch vorliegen, nämlich dann, wenn gleichzeitig wesentlich weniger Leistungen als geplant erbracht wurden. Aus diesem Grund muss die Kostenkontrolle auch den Leistungsstand miteinbeziehen, in Form der Sollkosten.

Das sind diejenigen Kosten, die für eine gegebene Leistung planmäßig anfallen dürfen, sprich der sogenannte Fertigstellungswert oder „Earned Value“. Dadurch lässt sich nun auch bei Combeenation die Kosten- und Zeiteffizienz des Projektes berechnen.

Mit der Größe einer Projektlandschaft wachsen auch die administrativen Herausforderungen.

Controlling Combeenation Time Cost Quality

Kurzum: Je mehr Projekte, desto mehr Planung, Steuerung und Ressourcenmanagement werden notwendig. Insbesondere wenn die Projekte parallel laufen und ein Projektmanagement für mehrere Projektteams zuständig ist. Damit gemeinsam genutzte Ressourcen und inhaltliche Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten nicht zu Problemen beim Ressourcenmanagement führen sowie in weiterer Folge ein Verlust des Überblicks und der Kontrolle den Projekterfolg gefährdet, empfiehlt es sich ein Multiprojektcontrolling einzuführen.  Dies bietet eine konkrete Vorgehensweise zur Priorisierung und anschließenden Planung und Steuerung einer solchen komplexen Projektlandschaft.

Alle aktuellen und anstehenden Projekte werden in der Combeenation Project Road-Map in Bezug auf den Fortschrittsgrad und Timeline gelistet bzw. priorisiert. Im wöchentlichen Projektcontrolling Jour fixe erfolgt eine Einschätzung der jeweiligen Projektleiter hinsichtlich Termine, Qualität, Kosten sowie eine Bewertung der Gesamtstati aller laufenden Projekte, ob diese gemäß Plan abgewickelt werden oder ob Abweichungen in leichter oder gravierender Form vorliegen. Das Ergebnis ist eine übersichtliche Darstellung einer konsolidierten Projekt-Gesamtstruktur (Projektportfolio) mittels Ampelcontrolling auf Basis einer zentralen abteilungsübergreifenden Abstimmung, Koordination und Kommunikation. Es ist eine permanente Qualitätssicherung, eine systematische Bereitstellung und Verwaltung sämtlicher projektrelevanter Informationen.

„Hinterher weiß man immer mehr“

Controlling Combeenation Control Center

Das gilt auch für Combeenation-Projekte. Und obwohl ein Projekt als neuartiges Vorhaben definiert ist, kann der Erfahrungsschatz aus vorangegangenen, ähnlichen Projekten genutzt werden, um zukünftige besser zu planen und zu steuern. Dazu wendet man Retrospektiven an; in dem auf Geleistetes zurückgeblickt wird. Der Fokus liegt auf den bisher erreichten Ergebnissen, dem Team und seiner Arbeitsweise, wobei auf eine kontinuierliche Verbesserung - im Sinne der „Lessons Learned“ - abgezielt wird.

In diesem Rahmen wird auch das Projekt nachkalkuliert, Plan- und Istprojektergebnisse auf Teil- und Vollkostenbasis berechnet sowie Abweichungen analysiert, um in weitere Folge Maßnahmen zu setzen, diese in Zukunft größtmöglichst zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren.

Long story short 

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass mit dem Projektcontrolling das gesamte Projekt steht und fällt. Denn nur mit Projektcontrolling erhält man Transparenz über die Projekte und sofortiges Eingreifen bei Abweichungen ist möglich. Es hilft, bei der Ausführung des Projekts potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Korrekturen einzuleiten. Das Projektcontrolling trägt durch seine Analysen dazu bei, dass die Ziele bei Bedarf adaptiert werden und der Erfolg des Projekts nicht gefährdet wird.

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