Die 5 häufigsten versteckten Kosten in CPQ-Projekten
Autor: Elisabeth Sonnleitner
– und warum sie oft erst bemerkt werden, wenn es teuer wird.
CPQ-Projekte werden meist mit klaren Zielen gestartet: Angebote schneller erstellen, Fehler reduzieren, Vertrieb skalieren. Die offensichtlichen Kosten – Lizenz, Implementierung, Schulung – sind dabei gut kalkulierbar.
Was viele Unternehmen unterschätzen, sind die versteckten Kosten, die nicht im Angebot stehen, aber über Jahre hinweg massiv wirken. Genau diese entscheiden darüber, ob ein CPQ-Projekt nachhaltig erfolgreich ist – oder schleichend zum Kostentreiber wird.
1. Maximale Standardisierung vs. individuelle Anpassbarkeit
Viele CPQ-Systeme werben mit maximaler Standardisierung. Das klingt effizient, wird aber schnell zum Problem, wenn das eigene Produkt oder der Vertriebsprozess nicht in dieses Korsett passt.
In der Praxis passiert dann Folgendes:
Der Standard wird so stark angepasst, dass er das individuelle Produktsortiment abbilden kann. Jede Abweichung vom vorgesehenen Weg erzeugt Sonderlogik, Workarounds und zusätzliche Komplexität.
Die versteckten Kosten entstehen durch:
- hohen Implementierungsaufwand für Sonderfälle
- teure Updates
- steigende Wartungskosten durch individuell verbaute Logiken
Ein CPQ-System darf nicht einschränken. Es muss Flexibilität bieten, ohne dass jede Abweichung vom Standard zum Kostenfaktor wird.
2. Abhängigkeit bei Wartung und Pflege
CPQ-Systeme leben von Daten: Preise, Rabatte, Abhängigkeiten, Sonderkonditionen. Diese ändern sich laufend.
Wenn Wartung und Pflege nur:
- über Entwickler
- über den Anbieter
- oder über komplexe technische Eingriffe
möglich sind, entsteht eine gefährliche Abhängigkeit.
Die versteckten Kosten zeigen sich in:
- steigendem internen Abstimmungsaufwand
- laufenden Servicekosten für einfache Änderungen
- Verzögerungen im Vertrieb, weil Anpassungen nicht rechtzeitig umgesetzt werden
Ein CPQ-System muss klar trennen, was regelmäßig geändert wird – und genau diese Inhalte einfach, eigenständig und sicher wartbar machen.
3. Akzeptanz der Benutzer:innen
Eines der teuersten Risiken in CPQ-Projekten ist ein System, das im Alltag nicht genutzt wird. Wenn Anwender:innen das CPQ umgehen, Angebote parallel in Excel erstellen oder das System nur „für die Pflicht“ verwenden, entstehen stille Kosten, die in keiner Budgetplanung sichtbar sind.
Der Preis dafür zeigt sich schleichend:
Produktivitätsverluste, Parallelprozesse, fehlerhafte oder inkonsistente Angebote und eine sinkende Datenqualität. Das System existiert – schafft aber keinen echten Mehrwert.
Häufig liegt die Ursache nicht im Funktionsumfang, sondern in mangelnder Benutzerfreundlichkeit oder unzureichender Schulung. Ein CPQ-System, das nicht akzeptiert wird, ist kein Effizienzgewinn, sondern ein zusätzlicher Reibungspunkt im Vertrieb.
4. Fehlende Skalierbarkeit bei neuen Produkten oder Märkten
Ein weiterer versteckter Kostentreiber ist die strategische Einschränkung durch technische Abhängigkeiten. Viele CPQ-Lösungen sind eng an bestimmte Drittsysteme, Shops oder ERP-Landschaften gekoppelt.
Was heute gut funktioniert, wird in wenigen Jahren zum Problem. Ändert sich die Systemlandschaft – etwa durch einen ERP-Wechsel, neue Vertriebskanäle oder internationale Expansion – muss das CPQ-System aufwendig angepasst oder im schlimmsten Fall komplett ersetzt werden.
Ein zukunftsfähiges CPQ-System darf Wachstum nicht begrenzen. Es muss skalierbar bleiben, unabhängig von einzelnen Drittsystemen oder Kanälen.
5. Verpasste Time-to-Market-Vorteile
Die teuersten Kosten in CPQ-Projekten sind häufig interne Kosten – nicht externe Rechnungen. Wenn neue Produkte, Varianten oder Märkte zu langsam umgesetzt werden können, verliert das Unternehmen wertvolle Zeit.
Zeit, die im Vertrieb direkt mit Umsatz und Wettbewerbsfähigkeit verbunden ist.
Verpasste Time-to-Market-Vorteile führen zu verzögerten Verkaufsstarts, überlasteten internen Teams und einem stetigen Aufholen gegenüber dem Wettbewerb. Diese Kosten tauchen in keinem Angebot auf – wirken aber langfristig am stärksten.
Ein CPQ-System sollte genau hier ansetzen: Geschwindigkeit erhöhen, interne Aufwände reduzieren und neue Anforderungen schnell produktiv machen.
Fazit
Die größten Kosten in CPQ-Projekten stehen selten im Angebot. Sie entstehen dort, wo Systeme einschränken, Abhängigkeiten erzeugen oder im Alltag nicht konsequent genutzt werden.
Wer ein CPQ-System auswählt, sollte daher nicht nur auf Funktionslisten und Lizenzpreise achten, sondern auf Flexibilität, Wartbarkeit, Benutzerakzeptanz und strategische Skalierbarkeit. Genau diese Faktoren entscheiden darüber, ob ein CPQ-Projekt langfristig entlastet – oder schleichend zum Kostentreiber wird.
Ein gut gewähltes CPQ-System reduziert nicht nur sichtbare Kosten, sondern vor allem jene, die sonst erst Jahre später auffallen.
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