12 Fragen, die man jedem CPQ-Anbieter stellen sollte

Die Auswahl eines CPQ-Systems ist ein großer Schritt. Viele Lösungen sehen auf den ersten Blick ähnlich aus. Doch in der Praxis zeigen sich schnell große Unterschiede – vor allem, wenn Produkte komplex sind, mehrere Vertriebskanäle ins Spiel kommen oder Preise oft angepasst werden müssen.

Damit Sie Anbieter besser vergleichen können, finden Sie hier 12 zentrale Fragen, die im Gespräch mit keinem CPQ-Anbieter fehlen sollten. Klar, strukturiert und ohne technische Überladung.
 

Konfigurator

Ein CPQ-System ist immer nur so gut wie seine Produktlogik. Wenn diese nicht sauber abgebildet ist, entstehen Fehlkonfigurationen, falsche Angebote oder hoher Pflegeaufwand.

1. Wie wird die gesamte Produktlogik erfasst?

Viele Systeme kommen schnell an Grenzen, sobald Abhängigkeiten komplex werden (z. B. technische Bedingungen, Baureihen, Kompatibilitäten, Sonderfälle). Fragen Sie konkret:

• Wie geht das System mit Sonderfällen um?
• Was passiert, wenn mehrere Regeln gleichzeitig greifen?
• Können Konflikte automatisch erkannt und aufgelöst werden?

Ein CPQ sollte nicht nur „Optionen anzeigen“, sondern Fehler aktiv verhindern. Tipp: Erkundigen Sie sich, wie die Logiken abgebildet werden. Hier mehr Infos zur Produktlogik.

2. Wer definiert die Produktlogik – ohne Entwickler?

Wenn jede kleine Änderung in der Produktlogik über die IT laufen muss, entsteht schnell ein Engpass. Fragen Sie konkret:

• Kann die Wartung auch von Nicht-Technikern durchgeführt werden?
• Können Fachabteilungen Änderungen selbst testen und veröffentlichen?
• Wie werden Änderungen dokumentiert oder versioniert?

Ein modernes CPQ ermöglicht Anpassungen schnell, nachvollziehbar und risikoarm. Idealerweise haben Sie dabei beide Optionen:

• Sie pflegen die Regeln selbst, wenn intern Ressourcen und Know-how vorhanden sind.
• Oder Sie übergeben die Anpassungen an den Anbieter, wenn Sie diese Aufgaben gezielt auslagern möchten.

Wichtig ist, dass das System flexibel genug ist, um beide Wege zu unterstützen – ohne Abhängigkeiten zu erzeugen.

3. Wie wird die zentrale Datenbasis organisiert und gepflegt?

Doppelte Pflege führt fast immer zu Abweichungen – sei es bei Preisen, technischen Parametern oder Verfügbarkeiten. Wichtige Fragen sind:

• Wo liegt die zentrale Datenquelle?
• Wie werden ERP/PIM-Daten übernommen?
• Was passiert, wenn ein Datensatz unvollständig ist?
• Kann ich selbst meine Daten problemlos warten?

Ein CPQ sollte nicht zum zweiten ERP werden. Es sollte Daten nutzen, nicht ersetzen.
 

4. Wie wird die Bedienbarkeit für Vertrieb, Partner oder Endkunden sichergestellt?

Viele CPQs können technisch viel – aber Nutzer:innen finden sich nicht zurecht. Und ein CPQ-System ist nur dann erfolgreich, wenn es auch genutzt wird. Achten Sie daher auf:

• Gibt es Guided Selling, das Anwender:innen Schritt für Schritt durch den Prozess führt und ihnen nur relevante Optionen zeigt?
• Werden unzulässige Optionen frühzeitig ausgeblendet?
• Ist der Prozess so aufgebaut, wie ein Mensch denkt – nicht wie eine Maschine?
• Unterstützt Visualisierung (2D/3D) das Verständnis?

Eine hohe Nutzerfreundlichkeit reduziert Fehler und senkt den Schulungsaufwand enorm.

Preismanagement

Beim Preismanagement zeigt sich, wie flexibel ein CPQ wirklich ist. Vor allem dann, wenn Märkte, Kundengruppen oder Rabattregeln unterschiedlich sind.
 

5. Wie flexibel lassen sich Preislisten und Rabatte pflegen?

In vielen Unternehmen existieren dutzende Sonderpreise, Staffelungen, kundenspezifische Vereinbarungen oder regionale Unterschiede. Stellen Sie daher Fragen wie:

• Unterstützt das System kundenspezifische Preise?
• Wie werden Rabattstaffeln abgebildet?
• Unterstützt das System komplexe Preisberechnungen – etwa automatische Montagekosten, laufende Meter, Quadratmeter oder Mischkalkulationen?
• Können Preise dynamisch aus externen Quellen (zB ERP oder PIM) gezogen werden?
• Was passiert, wenn eine Preisregel fehlt oder widersprüchlich ist?

Ein CPQ muss Preislogik nicht nur speichern, sondern abbilden, kontrollierbar und beherrschen.

6. Kann das CPQ internationale Anforderungen abbilden?

Währungen, Steuerlogiken, Maßeinheiten, Sprachen – all das beeinflusst nicht nur das Angebot, sondern wie Produkte konfiguriert werden können. Wichtig ist, dass das System internationale Unterschiede nicht nur anzeigt, sondern auch wirklich verarbeitet -  also in Preisen, Varianten und Berechnungen korrekt berücksichtigt.
 

7. Wie granular lassen sich Rollen- und Freigabeprozesse für Preise steuern?

In vielen Unternehmen entstehen Preisfehler nicht aus Absicht, sondern weil unklar ist, wer welche Rabatte geben darf oder wie Sonderfälle behandelt werden sollen.

Wichtig ist zu verstehen:

• Wer darf welche Preise sehen? (z. B. nur Listenpreise, Händlerpreise oder kundenspezifische Konditionen)
• Wie werden Rabattgrenzen gesteuert? (damit nicht „aus Versehen“ zu viel gewährt wird)
• Wie gehen Sonderfreigaben durch den Prozess? (z. B. wenn Außendienst ein spezielles Angebot braucht)
• Wie nachvollziehbar sind diese Entscheidungen später?

Ein CPQ sollte Preisregeln so abbilden, dass sie im Alltag klar sind. Ziel ist, dass jeder innerhalb seiner Berechtigungen arbeiten kann – ohne Unsicherheit und ohne Rückfragen quer durchs Unternehmen.

Angebotsmanagement

Die beste Produkt- und Preislogik hilft wenig, wenn der Angebotsprozess ins Stocken gerät oder manuelle Arbeit notwendig bleibt.
 

8. Wie erfolgt die Synchronisation zu ERP, CRM, PIM und anderen Systemen?

Viele CPQs wirken in der Demo gut – und scheitern später an schlecht definierten Schnittstellen.
Fragen Sie daher:

• Welche Systeme sind standardmäßig angebunden?
• Wie funktioniert das Update von Preisen, Regeln oder Produktdaten?
• Wie werden Schnittstellen überwacht und was passiert, wenn Daten einmal nicht oder fehlerhaft übertragen werden?

Ohne saubere Integration wird ein CPQ schnell zur Insellösung – egal wie gut der Konfigurator für sich genommen funktioniert.

9. Wie automatisiert und fehlerfrei werden Angebote & Dokumente erzeugt?

Die Angebotserstellung zeigt, wie reibungslos ein CPQ wirklich arbeitet. Achten Sie auf:

• Vollständig generierte Dokumente (keine Nachbearbeitung nötig, aber möglich)
• Automatische Übernahme von Produkt- und Preislogik
• Einheitliche Textbausteine
• Versionierung und Nachverfolgbarkeit
• Rollen & Rechte

Tipp: Nicht nur Angebote sollten per Knopfdruck erzeugt werden. Ein leistungsfähiges CPQ generiert ebenso Stücklisten, Maßzeichnungen, technische Dokumente oder Montageunterlagen automatisch – konsistent, fehlerfrei und immer auf Basis der aktuellen Produkt- und Preislogik. Je mehr dieser Dokumente das System selbst erstellt, desto weniger manuelle Arbeit, Rückfragen und Fehler entstehen im weiteren Prozess.

ALLGEMEIN

Neben Funktionen ist wichtig, wie transparent und zukunftstauglich das System ist.
 

11. Wie transparent sind Lizenzmodell, Hosting und spätere Kosten?

Viele Kosten entstehen nicht beim Start, sondern später:

• zusätzliche Rollen
• neue Händler
• mehr Nutzer
• Erweiterungen
• API-Limits
• Hostingkosten

Fordern Sie immer konkrete Szenarien: „Was kostet uns das System in 3 Jahren bei 40 % Händlerwachstum?“
 

12. Wie sehen Skalierbarkeit, Roadmap und Support aus?

Ein CPQ bleibt selten so, wie es eingeführt wurde. Es entwickelt sich weiter – oder eben nicht. Fragen Sie daher:

• Welche Funktionen sind geplant?
• Wie oft gibt es Updates?
• Wie schnell reagiert der Support und habe ich einen persönliche Ansprechpartner?
• Wie transparent ist die Roadmap?

Eine klare Produktstrategie ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal – auch, um sicherzustellen, dass Sie mit dem System langfristig skalieren können.

Bonus: Fragen für Hersteller mit Händler- oder Distributoren-Netzwerk

Händlernetzwerke haben zusätzliche Anforderungen, die nicht jedes CPQ abbilden kann. Gerade hier entstehen große Unterschiede zwischen den Anbietern.

1. Können Händler einen eigenen Konfigurator erhalten?

Viele Hersteller möchten Händlern eine eigene Oberfläche bieten, ohne mehrere Systeme betreiben zu müssen. Fragen Sie konkret:

• Wie flexibel kann der Konfigurator auf individuelle Brandings angepasst werden?
• Gibt es eine zentrale Systembasis – also eine einheitliche Datenbasis, die für mehrere Händler-Konfiguratoren genutzt werden kann?

2. Wie granular können Händlerrechte vergeben werden?

Über Rechte wird gesteuert, welche Händler Zugriff auf bestimmte Produkte, Varianten oder Preise haben.

Achten Sie auf klare Rollenmodelle, Einschränkung von Sichtbarkeit und kanalabhängige Preislogiken. Je granularer, desto sicherer.

3. Können Händler selbständig Angebote erstellen?

Klären Sie außerdem, ob Händler selbstständig Angebote erstellen dürfen – also ob sie konfigurieren, Preise sehen, Rabatte vergeben und eigene Dokumente erzeugen können. Ein gut gesteuertes CPQ entlastet den Vertrieb massiv und reduziert Rückfragen deutlich.

Fazit

Diese 12 Fragen – ergänzt durch die Bonuspunkte – decken genau die Bereiche ab, in denen CPQ-Projekte in der Praxis stehen oder fallen.

Sie helfen Ihnen, Anbieter frühzeitig zu unterscheiden und typische Fallstricke zu erkennen, bevor sie zum Problem werden.

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