Konfigurator & CPQ: Eigenentwicklung oder externer Anbieter
Die Entscheidung zwischen Eigenentwicklung und Standardsoftware für Konfigurator- und CPQ-Systeme ist eine klassische Make-or-Buy-Frage – mit langfristigen Auswirkungen auf Vertrieb, IT und Organisation. Wer sie treffen will, muss verstehen, wo der eigentliche Aufwand entsteht, wo Kosten wirklich anfallen und welche Risiken oft unterschätzt werden. Im Folgenden betrachten wir diese Entscheidung aus der Praxis heraus.
Time-to-Market
Bei einer Eigenentwicklung beginnt das Projekt nicht mit dem Konfigurator, sondern mit dem Aufbau der technischen Grundlage. Noch bevor Produktlogiken oder Regeln modelliert werden können, müssen zentrale Basisthemen gelöst sein.
Typischerweise gehören dazu:
- Hosting und Infrastruktur
- Skalierbarkeit bei vielen gleichzeitigen Nutzer:innen
- Performance
- Speicherung jeder einzelnen Konfiguration
- Wiederaufrufbarkeit inklusive Nummern- und Statuslogik
- Versionshistorien für Konfigurator und Daten
- Aufbau eines eigenen Daten-Environments
- …
Parallel dazu läuft der permanente technische Betrieb: Webstandards ändern sich, Browser müssen unterstützt werden, Sicherheits- und Systemupdates sind laufend notwendig. Diese Arbeit verschwindet nicht – sie ist die Voraussetzung, um überhaupt anfangen zu können.
Erst nachdem all das gelöst ist, beginnt die eigentliche Arbeit am Konfigurator.
Bei einem externen Anbieter ist diese Basis bereits vorhanden. Die Plattform ist produktiv im Einsatz, skaliert, wird laufend gewartet und ist browserübergreifend abgesichert.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Wiederverwendbarkeit. Modulare Bausteine und wiederkehrende Logiken sorgen dafür, dass nicht jedes Projekt bei null beginnt – weder technisch noch konzeptionell.
Kosten
Eigenentwicklungen wirken anfangs oft günstiger, da keine Lizenzkosten anfallen. In der Praxis zeigt sich jedoch ein anderes Bild.
In vielen Projekten entfällt:
- rund 70 % der Kosten auf den Aufbau der technischen Basis (Infrastruktur, Architektur, Sicherheit, Wartbarkeit)
- nur etwa 30 % auf das eigentliche, individuelle Konfigurator-Projekt
Zusätzlich entstehen laufende Kosten für:
- Hosting und Betrieb
- Wartung und technische Pflege
- externe Services, die ebenfalls lizenziert und betrieben werden müssen
Lösungen von externen Anbietern verschieben dieses Verhältnis deutlich. Die technische Basis ist bereits vorhanden und wird von vielen Kund:innen genutzt. Dadurch sinken die Einmalkosten, während monatliche Abo-Kosten für einen laufenden, reibungslosen Betriebs sorgen.
Entscheidend ist nicht der Projektstart, sondern die Perspektive über mehrere Jahre. Wer die Total Cost of Ownership über fünf Jahre betrachtet, erkennt schnell: Die scheinbar günstigere Eigenentwicklung wird langfristig oft zur teureren Option.
Skalierbarkeit
Skalierbarkeit bedeutet mehr als technische Performance. Sie betrifft vor allem Struktur und Erweiterbarkeit. In individuell entwickelten Systemen führt das häufig zu steigender Komplexität, da neue Anforderungen tief in bestehende Logiken eingreifen.
Typische Wachstumsszenarien sind:
- Erweiterung des Produktsortiments
- Rollout in neue Länder
- Aufbau oder Ausbau eines Händler- oder Partnernetzwerks
Bestehende CPQ-Plattformen funktionieren anders. Ein einmal sauber aufgebautes Modell kann auf mehrere Länder ausgerollt werden, wobei neue Märkte primär durch Daten ergänzt werden – nicht durch neue Logik. Statt drei Länder individuell zu entwickeln, entsteht ein Schema, das sich auf zehn weitere übertragen lässt.
Zusätzlich bringt eine bestehende Standardsoftware viele zentrale Funktionen bereits mit – etwa für Rollen- und Rechtesysteme, Preislogiken oder den Vertrieb über Partner- und Händlerstrukturen. Diese Funktionen sind erprobt, sofort nutzbar und müssen nicht erst aufwendig entwickelt werden.
Wartung & Pflege
Einer der kritischsten Punkte bei Eigenentwicklungen ist die langfristige Wartbarkeit.
In Eigenentwicklungen treten oft folgende Probleme auf:
- Vermischung von Daten, Logiken und Code
- Unklare Zuordnung von Regeln und Datensätzen
- Hohe Abhängigkeit von einzelnen Entwicklern
Bestehende Konfigurator- und CPQ-Plattformen setzen bewusst auf:
- eine zentralisierte Datenbasis
- klare Trennung von Logik und Daten
- Pflege und Updates ohne direkte Code-Eingriffe
Der Schlüssel liegt in der frühen Klarheit: Welche Inhalte ändern sich regelmäßig – und welche praktisch nie? Während sich Produktlogik selten verändert, sind Daten laufend in Bewegung.
Innovationsgeschwindigkeit & Weiterentwicklung
Ein oft unterschätzter Vorteil von Plattformlösungen ist ihre kontinuierliche Weiterentwicklung.
In kurzer Zeit werden Funktionen ergänzt, die einzelne Unternehmen kaum wirtschaftlich selbst entwickeln könnten – etwa Versionshistorien im Angebotsmanagement, Margenberechnungen oder regelbasierte Rabattlogiken auf Nutzer- oder Rollenebene.
Der Markt entwickelt sich – und die Plattform entwickelt sich mit. Unternehmen profitieren von diesen Weiterentwicklungen unmittelbar, ohne selbst Entwicklungsprojekte aufsetzen zu müssen.
Risiko
Eigenentwicklungen scheitern selten an der Idee, sondern an der Komplexität und fehlender Erfahrung. Fehlende Erfahrung mit CPQ- und Konfiguratorprojekten führt häufig zu massiver Unterschätzung. Projekte mit Laufzeiten von mehreren Jahren, die nie produktiv eingesetzt werden, sind keine Ausnahme.
Hinzu kommt das personelle Risiko. Wenn kritisches Wissen bei ein oder zwei Personen liegt, entsteht eine gefährliche Abhängigkeit. Fällt dieses Know-how weg, steht oft das gesamte System still. Eine bestehende Standardsoftware reduziert diese Risiken deutlich, da Technologie, Prozesse und Erfahrung bereits vorhanden sind.
Support
Neben der Technologie entscheidet im Alltag vor allem eines über den Erfolg eines Konfigurator- oder CPQ-Systems: der laufende Betrieb und die Qualität des Supports.
Entwickelt man die CPQ-Lösung selbst, ist man auch sich alleine gestellt. Ein professioneller Anbieter hingegen übernimmt nicht nur Hosting und technische Stabilität, sondern stellt sicher, dass es klare Zuständigkeiten gibt. Anstatt wechselnder Tickets, anonymer Hotlines oder interner Abhängigkeiten haben Unternehmen einen persönlichen Ansprechpartner, der das System, die Produktlogik und die individuellen Anforderungen kennt.
Gleichzeitig entsteht ein partnerschaftliches Modell. Anforderungen aus der Praxis verschwinden nicht in Backlogs, sondern fließen strukturiert in die Weiterentwicklung der Software ein. Kund:innen können Feedback geben, Prioritäten mitgestalten und profitieren von neuen Funktionen, die aus realen Anwendungsfällen entstehen.
Das Ergebnis ist kein statisches System, sondern eine Lösung, die sich kontinuierlich weiterentwickelt – technisch stabil, fachlich betreut und mit einem festen Ansprechpartner, der Verantwortung übernimmt.
Fazit
Eine Eigenentwicklung ist dann eine gute Option, wenn Know-how, Zeit und nachhaltige Ressourcen im Unternehmen verfügbar sind. Vor allem bei einfachen, oberflächlich visuellen Konfiguratoren kann dieser Ansatz durchaus sinnvoll sein.
Für die meisten Unternehmen gilt jedoch:
Wer schnell produktiv sein will, skalieren muss, Risiken minimieren und Kosten langfristig kontrollieren möchte, ist mit einer bestehenden Konfigurator- und CPQ-Plattform klar im Vorteil.
Denn eine Standardsoftware ist keineswegs weniger individuell – im Gegenteil. Sie ermöglicht Individualisierung genau dort, wo sie echten Mehrwert schafft: beim Produkt, bei Logiken und im Vertriebsprozess – nicht bei technischen Basisthemen, die keinen Wettbewerbsvorteil liefern.
Nutzen Sie eine kostenlose Erstberatung bei Combeenation und stellen Sie Ihre Fragen zu Konfigurator- & CPQ-Software.
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