9 Gründe, warum CPQ-Projekte scheitern
Autor: Elisabeth Sonnleitner
CPQ-Systeme (Configure, Price, Quote) werden eingeführt, um Angebotsprozesse effizienter, konsistenter und skalierbarer zu gestalten. Gerade bei komplexen Produkten, individuellen Preisen oder mehreren Vertriebskanälen kann CPQ einen wesentlichen Beitrag zur Strukturierung und Standardisierung leisten.
In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder: CPQ-Projekte scheitern selten an der Idee – sondern an wiederkehrenden strategischen, organisatorischen und konzeptionellen Fehlern.
Dieser Artikel zeigt die 9 häufigsten Gründe, warum CPQ-Projekte nicht den gewünschten Nutzen bringen – und worauf Unternehmen achten sollten, um genau diese Fehler zu vermeiden.
1. Unklare Ziele und Anforderungen
Einer der häufigsten Fehler passiert ganz am Anfang: Es ist nicht klar definiert, was das CPQ-System konkret leisten soll.
Ohne klare Zielsetzung entstehen Projekte, die technisch umfangreich sind, aber keinen echten Mehrwert liefern. Häufig fehlt:
- eine klare Definition der Use Cases
- eine Priorisierung der Anforderungen
- ein gemeinsames Zielbild zwischen Fachbereichen
Stattdessen wird früh über Funktionen oder Systeme gesprochen, bevor geklärt ist, welches Problem eigentlich gelöst werden soll. CPQ braucht eine klare fachliche Zieldefinition – sonst entsteht ein System, das technisch funktioniert, aber keinen messbaren Mehrwert liefert.
2. Starre Regeln und fehlende Flexibilität
Selbst eine sauber modellierte Produktlogik verliert ihren Wert, wenn sie nicht weiterentwickelt werden kann. Produkte, Preise und Vertriebsprozesse verändern sich laufend – doch in vielen CPQ-Systemen sind Regeln so starr definiert, dass jede Anpassung zum Projekt wird.
Neue Varianten, Sonderkonditionen, länderspezifische Regeln oder zeitlich befristete Aktionen lassen sich dann nur durch Eingriffe in bestehende Logiken oder sogar Codeanpassungen umsetzen. Eine zukunftsfähige CPQ Software trennt konsequent stabile Regelstrukturen von veränderlichen Daten wie Preisen, Features oder Optionen. Nur so bleiben Regeln erweiterbar, kombinierbar und das System langfristig anpassungsfähig.
3. Zu komplexe Bedienung für Anwender:innen
Ein CPQ-System kann fachlich korrekt sein – wenn es im Alltag nicht gerne genutzt wird, verfehlt es seinen Zweck.
Typische Ursachen sind:
- unübersichtliche Oberflächen
- zu viele Schritte für einfache Angebote
- fehlende Klarheit, für wen der Konfigurator gedacht ist
Benutzerfreundlichkeit entsteht nicht zufällig. Sie erfordert UI/UX-Know-how, klar definierte Benutzerrollen und eine konsequente Ausrichtung am Arbeitsalltag der Anwender:innen.
Ohne Akzeptanz entstehen Parallelprozesse, Excel-Schattenwelten und stille Produktivitätsverluste.
4. CPQ wird als IT-Projekt statt als Vertriebswerkzeug betrachtet
Ein häufiger Fehler ist, CPQ als reines IT-Thema zu behandeln. Dann werden Entscheidungen über Produktlogik, Regeln oder Angebotsprozesse hauptsächlich aus technischer Sicht getroffen.
Das Ergebnis ist ein System, das zwar technisch funktioniert, im Vertriebsalltag aber nur eingeschränkt hilft. Abläufe passen nicht, Sonderfälle sind umständlich und das System wird eher umgangen als genutzt.
CPQ ist kein IT-Werkzeug, sondern eine Software für den Vertrieb und das Produktmanagement. Sie greift direkt in Produktstrukturen, Preise, Prozesse und Verantwortlichkeiten ein. Entsprechend müssen diese Themen von den Fachbereichen mitgestaltet und gesteuert werden – von Beginn an.
5. Anbieter der bei der Produktlogik nicht unterstützt
Wenn es um die Produktlogik geht, ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem CPQ-Softwareanbieter entscheidend.
Ein Anbieter muss sich zunächst fragen: Wie ist deine bestehende Struktur aufgebaut – und wie können wir diese so unverändert wie möglich übernehmen?
Ziel darf es nicht sein, ein zweites Silo aufzubauen oder Daten vollständig neu zu definieren. Vielmehr ist es wichtig, dass der Anbieter die gesamte bestehende System- und Produktlandschaft analysiert, überlegt, wie diese sinnvoll genutzt werden kann, und darauf aufbauend gezielte, notwendige Anpassungen vornimmt.
Der Anbieter muss einen dabei an die Hand nehmen, Orientierung geben und Schritt für Schritt durch die Umsetzung führen.
6. Unpassende Systemauswahl
Nicht jede CPQ Software ist für jede Art von Produkt- und Preislogik geeignet. Ein häufiger Fehler besteht darin, eine Software zu wählen, die auf den ersten Blick viele Funktionen bietet, strukturell aber nicht zur tatsächlichen Komplexität der Produkte passt. Die Auswahl erfolgt oft anhand von Funktionslisten, kurzen Demos oder dem Preis – ohne zu prüfen, wie flexibel und belastbar die zugrunde liegende Logik wirklich ist.
Typische Fehler sind:
- Unterschätzung der Produkt- und Preislogik
- Fehlender Blick auf zukünftige Anforderungen
- Auswahl eines Systems, das Individualisierung nur eingeschränkt oder nur mit hohem Aufwand zulässt
Eine CPQ Software muss nicht nur heutige Anforderungen erfüllen, sondern auch komplexer werden dürfen, wenn Produkte, Märkte oder Vertriebsmodelle sich weiterentwickeln. Nur so kann es langfristig mit dem Unternehmen mitwachsen.
7. Fehlende Integration und mangelhafte Datenqualität
CPQ entfaltet seinen Nutzen nur, wenn es sauber in die bestehende Systemlandschaft eingebettet ist. Fehlende oder instabile Schnittstellen zu ERP, CRM oder PIM führen zu Medienbrüchen, manuellen Korrekturen und Misstrauen gegenüber dem System.
Mindestens genauso kritisch ist jedoch die Datenqualität. Unklare Zuständigkeiten, veraltete Preise oder uneinheitliche Produktdaten wirken sich direkt auf Angebote aus. Fehler entstehen nicht erst im CPQ, sondern bereits an der Datenbasis – und werden im Angebotsprozess sichtbar.
Ein CPQ-System kann nur so gut arbeiten wie die Daten, die es erhält. Klare Datenverantwortung, definierte Pflegeprozesse und saubere Datenmodelle sind daher keine technische Detailfrage, sondern eine zentrale Voraussetzung für verlässliche Angebote und Akzeptanz im Vertrieb.
8. Fehlende Skalierbarkeit im Projektansatz
CPQ-Projekte sind selten statisch. Neue Produkte, zusätzliche Märkte oder weitere Vertriebskanäle kommen fast immer hinzu.
Wenn diese Entwicklungen nicht von Anfang an mitgedacht werden, steigt der Aufwand mit jeder Erweiterung. Was zu Beginn noch überschaubar ist, wird später schnell aufwendig und fehleranfällig.
Ein skalierbarer Projektansatz sorgt dafür, dass das System von Anfang an auf Erweiterung ausgelegt ist. Produkte, Länder oder Nutzer lassen sich dann ergänzen, ohne bestehende Logiken neu bauen zu müssen. So bleibt das CPQ-System auch bei Wachstum handhabbar – und wird nicht zur Dauerbaustelle.
9. Falsche Wahl des CPQ-Anbieters
Selbst das passende CPQ-System kann scheitern, wenn der Anbieter nicht die notwendige Erfahrung und Kompetenz mitbringt. Ein klassischer Fehler ist die Auswahl des Anbieters auf Basis von Bekanntheit, ERP-Nähe oder einem vermeintlich günstigen Angebot. Diese Kriterien sagen wenig darüber aus, ob komplexe CPQ-Projekte strukturiert umgesetzt und langfristig erfolgreich betrieben werden können.
Entscheidend ist nicht, wie günstig ein CPQ ist, sondern:
- ob es komplexe Logiken abbilden kann
- ob es skalierbar ist
- wie es weiterentwickelt wird
- welche Beratungs- und Projekterfahrung der Anbieter mitbringt
Gerade bei anspruchsvollen CPQ-Szenarien ist der Anbieter nicht nur Softwarelieferant, sondern langfristiger Partner – und diese Rolle muss er auch erfüllen können.
Fazit
CPQ-Projekte scheitern selten an der Technologie allein. Meist sind es unklare Ziele, fehlende Einbindung, mangelnde Flexibilität oder organisatorische Versäumnisse, die den Erfolg verhindern.
Ob ein CPQ-System erfolgreich ist, entscheidet sich früh: an klaren Anforderungen, realistischen Erwartungen und daran, wie gut Fachbereiche eingebunden sind. Werden diese Punkte beachtet, wird CPQ zu einer echten Unterstützung im Vertrieb und Produktmanagement – andernfalls bleibt es ein zusätzlicher Aufwand ohne spürbaren Nutzen.
Typische CPQ-Fehler lassen sich vermeiden.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einordnung Ihrer Situation.
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