Erfolgreiches Onboarding aus dem Home-Office? Kann das funktionieren?

Eine nie dagewesene Situation – wir alle wissen, wovon ich spreche - hat im letzten Jahr beinahe für durchgehendes Arbeiten aus dem Homeoffice gesorgt – die Tage im Büro waren eher dünn gesät. Bisher liebgewonnene und etablierte Abläufe stießen an ihre Grenzen. Prozesse mussten neu überdacht und gestaltet werden – natürlich auch unsere laufenden Preboarding- und Onboarding Prozesse.

Volle Auftragsbücher ließen für uns keinen Zweifel, auch in der Corona-Krise werden neue MitarbeiterInnen bei Combeenation starten – im Homeoffice eine Herausforderung, für Mitarbeiter wie auch für Unternehmen. Für uns war jedoch klar - technisch ist das alles kein Problem. Doch die Kultur kommt virtuell schwerer an. Und genau hier mussten wir mit unseren Überlegungen starten …

… unser Ziel: Aus dem Homeoffice neue Mitarbeiter vor dem 1. Arbeitstag binden, wirksam unterstützen und von Anfang an begeistern.

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Manuel Lanzerstorfer wurde zum Einstand mit einem Combeenation Onboarding-Paket begrüßt. Eine wertschätzende Geste, die sich bereits in Pre-Corona Zeiten etabliert hat und unseren Neustarter bereits vor Tag 1 mit offenen Armen empfangen soll. Er startete Anfang November als QA-Engineer bei Combeenation – natürlich inmitten des Lock Downs und folglich aus dem Home Office.

Ungewöhnliche erste Stunden im neuen Job erleben in diesen Tagen Einsteiger und Stellenwechsler auf allen Hierarchieebenen. Ob Chef, ob Teamleiter, ob Entwickler oder Projektmanager: Anstelle der ersten Fahrt ins Büro, etwas aufgeregt, häufig overdressed, klappen viele angehende Angestellte in Homeoffice-Zeiten einfach den Laptop am Wohnzimmertisch auf - und sind plötzlich an ihrer neuen Arbeitsstelle. Onboarding hat wie in vielen Organisationen auch bei Combeenation seit je her einen hohen Stellenwert. Die Erkenntnis: Eine gut strukturierte Einführungsphase ist zentral für eine erfolgreiche gemeinsame Arbeit. Damit der Preboarding-Prozess bzw. der Onboarding-Prozess für die Zeit der Krise und natürlich teilweise auch darüber hinaus virtuell laufen kann, wurden von unserer Seite folgende Maßnahmen und Schwerpunkte gesetzt ... 

... unsere zentrale Frage: Wie schaffe ich ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter und das aus dem Home Office?
 

Die perfekte technische Ausstattung und die ersten Schritte

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Kurz gefasst - es geht beim Onboarding aus dem Home-Office darum, Inhalte und Strategien des Onboarding-Prozesses mittels technischer Hilfsmittel umzusetzen und fortzuführen – natürlich nur in den Bereichen, in denen dies möglich ist. Ohne die richtige technische Ausrüstung, gestaltet sich Home-Office schwierig – dies gilt natürlich auf für die bestehende Belegschaft. Unseren MitarbeiterInnen wird ein Laptop „ready to use“ zur Verfügung gestellt, mit dem sie auch von zuhause auf die Firmenlaufwerke zugreifen können. Unsere zentralen Tools zur Kommunikation sind neben dem Videokonferenz-Tool (Microsoft Teams) auch unser firmenweiter Messenger (Slack).

Kommunikation ist neben dem vollständigen Equipment das A & O beim Remote Onboarding. Unseren neuen Mitarbeitern werden alle nötigen Informationen bereits im Vorfeld zugeschickt, so auch unsere Combeenation Onboarding Mappe mit allen relevanten Abläufen, dem aktuellen Organigramm, einer kurzen Vorstellung der Unternehmenswerte, etc.

Wie sah für dich dein erster Arbeitstag aus? 
Manuel: Dieser Tag wird mir wohl noch länger in Erinnerung bleiben. Denn eine beinahe leere Firma, fast leere Container und leere Büros empfingen mich. Am neuen Arbeitsplatz angekommen erhielt ich meinen neuen Laptop und wurde erst einmal von ein paar, wenn auch wenigen, neuen Kollegen herzlich willkommen geheißen. Nach kurzer Zeit hieß es dann auch bei mir, hallo Onboarding aus dem Homeoffice, denn Combeenation hatte zu diesem Zeitpunkt bereits Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter aufgestellt.

Wenn man in eine neue Firma kommt, muss man ja erst mal die Unternehmenskultur und Teamstrukturen verstehen. Fällt es leicht, die Strukturen und Prozesse digital zu durchschauen?
Manuel: Der digitale Kontakt zu den Kollegen fiel von Anfang an sehr leicht und reibungslos. Da fiel es mir nicht schwer, die Prozesse schnell zu erfassen und mir einen Überblick über die jeweiligen Projekte zu verschaffen, zumal auch in diversen 1:1s ich digital sehr schnell Fragen stellen konnte und auch alles weitere Wichtige erfuhr.
 

The Social Thing

Das Ankommen und Wohlfühlen in einem Unternehmen und im Team ist wichtig und wirkt sich auch auf die Arbeitsleistung des Onboardees aus. Gerade wir bei Combeenation legen großen Wert auf Zusammenhalt, Respekt und Unternehmenskultur. Nur wenn sich alle MitarbeiterInnen wohl fühlen, erzielen sie die bestmögliche Leistung für unsere Kunden, und tragen so mit ihrem vollen Potenzial zum Unternehmenserfolg bei.

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In Zeiten wie der Corona-Krise, die das Home-Office und damit gleichzeitig das Vermeiden sozialer Kontakte erfordert, fallen Aktivitäten mit dem Team, wie z. B. das gemeinsame Mittagessen oder kurze Kaffeerunden, weg. Das erhöht die Schwierigkeit der Integration des neuen Mitarbeiters.

Um den Teamzusammenhalt auch in den herausfordernden virtuellen Zeiten zu fördern gibt es in den einzelnen Abteilungen regelmäßig kurze Kaffeerunden (Check-Ins), um einerseits offene Fragen oder Sorgen zu klären und auf der anderen Seite einen ungezwungenen Austausch von Informationen und ein besseres Kennenlernen zu ermöglichen. Ergänzend zu den virtuellen Kaffeerunden, wird auch versucht, zumindest monatlich ein gemeinsames After Work Bier einzuberufen – natürlich nach der eigentlichen Arbeitszeit und auf freiwilliger Basis. Erfahrungen bisher – diese Gelegenheit lassen sich nur die wenigsten entgehen😉

Wie hat sich das digitale Kennenlernen konkret gestaltet?

Manuel: Innerhalb des Teams ging das recht schnell. Bereits am ersten Arbeitstag gab es einen digitalen Austausch, auch mit den Kollegen welche zu dem Zeitpunkt bereits im Homeoffice waren. Ein paar Tage danach gab es sogar ein digitales After-Work-Beer, zu dem jeder der gesamten Firma teilnahm. Zu meiner Überraschung sollte nicht nur ich mich vorstellen, sondern jeder, wirklich jeder hat sich auch mir kurz vorgestellt und so entstand schnell, wenn auch auf Distanz, ein vertrauteres Willkommen.
 

Combeenation-Buddy-Programm

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Wenn wir schon beim Thema soziale Integration sind: Bei Combeenation haben wir ein Buddy-Programm, um neuen Mitarbeitern den Start zu erleichtern. Wie funktioniert’s? Bestehende Mitarbeiter melden sich freiwillig, um neue Kollegen ins Unternehmen einzugliedern. Das Feedback unserer neuen Kollegen spricht für sich: Sie schätzen es, dass sie einen erfahrenen Ansprechpartner haben, der sie in die Unternehmenskultur einführt, im Team vorstellt und mit Rat zur Seite steht. Dabei ist es auch sinnvoll, bestimmte Rahmenbedingungen für einen regelmäßigen Austausch zu setzen wie festgelegte Termine und Häufigkeit, Agenda, Protokoll etc. Die Termine finden dann am besten per Videochat statt.

Wie war das Buddy-Programm für dich?

Manuel: Ich glaube, dies war für mich eines der Wichtigsten Punkte, um auch auf Distanz im Onboarding Prozess die Projekte und Strukturen kennenzulernen. Auch wenn es viele Unterlagen dazu gibt, kommen doch auch immer wieder Fragen auf, und wenn man weiß, an wen man sich gleich wenden kann, kommt man doch sehr flott in alle Themen hinein.
 

Fachliches Onboarding

Damit der neue Mitarbeiter sich nötiges Wissen aneignen oder vertiefen kann, sind E-Learning-Angebote in dieser Zeit eine sehr gute Möglichkeit, Lücken zu schließen. Über unsere interne Weiterbildungsplattform können (firmenspezifische) Inhalte leicht zugänglich gemacht und vermittelt werden. Unser Eindruck beim fachlichen Onboarding - der digitale Aspekt führt dazu, dass der neue Mitarbeiter wesentlich fokussierter (eventuell auch ungestörter?) und dadurch effizienter die einzelnen Module des Onboardings absolvieren kann. Der Vorteil - der neue Mitarbeiter kann sehr schnell sein Know How in der für ihn vorgesehenen Position einbringen und das Team, Projekte bzw. unsere Kunden unterstützen.

Manuel: Seit Beginn meiner Tätigkeit habe ich durchwegs positive Erfahrungen gemacht. Der intensive Austausch, auch mithilfe des Buddy-Programms, war von Beginn an gegeben und hat mir so einen tollen Start ermöglicht.
 

Fazit

Auch wenn das Onboarding aus der Ferne stattfindet, heißt das nicht, dass es unpersönlich sein muss. Im Gegenteil: Mit unseren Maßnahmen wollen wir dafür sorgen, dass unsere Neustarter voller Wertschätzung und Motivation Teil von Combeenation werden. 

Auch unsere Kunden ziehen indirekt Profit aus unserem strukturierten Onboardingprozess. Denn auch in außergewöhnliche Zeiten kann eine Top-Kundenbetreuung und Projektabwicklung gewährleistet oder durch Unterstützung neuer Mitarbeiter sogar noch erhöht werden.

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